入出庫管理とは、入荷や出荷によって変化する在庫の状況を記録する業務です。DX推進やIT化により、入出庫管理の効率や正確性はさらに向上する可能性があります。この記事では、入出庫管理の概要に触れたうえで、入出庫管理のDX化・IT化のメリットを解説します。

入出庫管理をDX化・IT化しない場合に発生する問題や、入出庫管理システムを選ぶうえで意識したいポイントなども解説するため、ぜひ参考にしてください。

入出庫管理とは

入出庫管理とは、物流や在庫の管理における商品の入荷・出荷について記録する業務です。商品を入荷した場合、品質や数量をチェックしたうえで所定の場所に保管します。あわせて製造番号や日時などの情報の記録も必要です。

また、商品を出荷した場合も商品の品質や数量を確認し、記録上の在庫を減らす手続きをします。出荷する商品についても正確に記録すると、配送中の追跡や顧客対応がしやすくなります。

入出庫管理システムの主な機能

入出庫管理には対応したシステムを導入すると効果的です。入出庫管理システムには、在庫管理機能、入出庫管理機能、棚卸管理機能、ロケーション管理、ハンディターミナルなどの機能があります。それぞれについて、以下で詳しく解説します。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品の在庫数や所在地を把握するための機能です。商品は倉庫内、他の拠点、店舗、配送中など、さまざまな場所に点在しています。在庫管理機能では、あらゆる商品がどこにどれくらいあるかを把握することが可能です。

入出庫管理機能

入出庫管理機能は、商品の入荷と出荷について、日時や数量を記録する機能です。入荷と出荷は頻繁に行われるため、自動で管理できると便利です。

手作業で入出庫管理と在庫管理にそれぞれ対応している場合、記入したり、データが一致しているか確認したりする手間がかかります。しかし、入出庫管理システムでは入出庫管理と在庫管理を連携でき、確認も自動的に行えます。

棚卸管理機能

棚卸管理機能は、棚卸のデータを登録して商品の数量を正確に管理するための機能です。棚卸のデータをもとに、在庫数や所在地などの情報を自動で修正できます。

手作業で対応する場合は目視で在庫管理表と照らし合わせる必要がありますが、入出庫管理システムなら機能の連携により手間をかけずに正誤をチェックできます。人件費の削減につながり、コア業務に割く時間を増やすことも可能です。

ロケーション管理

ロケーション管理とは、商品の保管場所を管理する方法です。商品の保管場所に番号をつけ、番地として見立てることで、広い倉庫内のどこに何があるか正確に管理します。ロケーション管理のポイントは、列・連・段の3つで場所を把握することです。段は後から増える可能性があるため、下から番号を振っていきます。

ハンディターミナル

ハンディターミナルとは、QRコードやバーコードなどを読み取るための機器です。入出庫管理システムとハンディターミナルを連携させれば、商品についているQRコードやバーコードを読み取るだけで情報を登録できます。

複数のハンディターミナルで同時に作業でき、商品の登録作業の効率化が可能です。情報を手入力する必要がなく、ミスの防止にもつながります。

入出庫管理をDX化・IT化するメリット

入出庫管理をDX化・IT化すると、余剰在庫や欠品による機会損失などを減らせます。作業効率や生産性の向上も期待できるでしょう。ここでは、入出庫管理をDX化・IT化するメリットについて解説します。

余剰在庫が減る

入出庫管理をDX化・IT化すれば全体の在庫数を正確に把握でき、余剰在庫を減らせます。拠点が複数ある場合や、ロケーションごとに在庫管理をしている場合は、全体の在庫数の確認に手間がかかります。DX化・IT化すればまとめてすべての在庫を把握できるため、余剰在庫の発生を防ぐことが可能です。適切な在庫数を維持でき、損失を最小限に抑えられます。

欠品による機会損失が減る

DX化・IT化を実現すると、欠品による機会損失も減らせます。手作業で管理していると在庫数を正確に把握できず、注文時に欠品していて販売の機会損失につながる恐れがあります。しかし、入出庫管理システムの導入などで在庫数を正確に管理できれば、欠品の発生の防止が可能です。また、記録したデータを集計して予測を立てると、需要に合わせて在庫数を確保できるようになります。

作業効率や生産性が上昇する

入出庫管理システムの活用などでDX化・IT化に成功すれば、作業効率や生産性の上昇も期待できます。手作業ですべてに対応していると、在庫の数や種類を正確に把握できないケースもあります。また、入力ミスによりデータと実際の在庫の数が合わなくなる場合も少なくありません。

しかし、在庫の管理を自動化できると人が対応する手間がかからなくなり、効率がアップします。また、人によるミスが発生しにくくなるため、生産性も向上します。

入出庫管理をDX化・IT化しないと起こりうる問題

入出庫管理をDX化・IT化せずそのままにしていると、さまざまな問題が発生する恐れがあります。具体的には、どのような問題が起こるのでしょうか。ここでは、入出庫管理をDX化・IT化しないと起こりうる問題について解説します。

入力ミスが起こる

入出庫管理をDX化・IT化しないと、入力ミスが発生しやすい状態になります。在庫のデータは数が多く、複雑です。そのため、すべてのデータを手作業で入力している場合、ミスが生じやすくなります。人が対応するうえでは、ミスを完全になくすことはできません。データと実際の状況が異なれば、他の業務においてもさまざまなトラブルにつながります。

属人化が進む

入出庫管理をDX化・IT化せず、特定の担当者が長期間対応している場合、他の従業員は入出庫管理の方法が分からず対応できなくなります。何らかの理由で既存の担当者が入出庫管理に対応できなくなれば、入出庫管理の業務が止まるリスクがあります。業務が属人化していると、万が一の事態が起きたときに全体へ影響が出るため注意が必要です。

更新にラグが発生する

在庫の種類や数量を把握したり、データ化したりする流れが自動化されていないと、情報の更新にラグが発生します。リアルタイムで状況を把握できていないと作業のすれ違いが生じ、余計な手間がかかる可能性があるでしょう。入出庫管理をDX化・IT化すれば常に最新の情報を管理できるため、そのような問題を防ぐことが可能です。

入出庫管理システムを選ぶポイント

入出庫管理システムを選ぶ際は、さまざまな部分をチェックする必要があります。ここでは、入出庫管理システムを選ぶポイントについて解説します。

自社に合う種類を選ぶ

入出庫管理システムを選ぶうえでは、自社に合う種類を見極める必要があります。入出庫管理システムの主な種類は、オンプレミス型とクラウド型です。以下では、それぞれの特徴について解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、企業のネットワークやサーバーを活用してシステムを構築する方法です。一から入出庫管理システムをつくるため、希望に合わせて機能やデザインなどをカスタマイズできます。ただし、システムを構築するには手間と時間がかかり、導入費用は高めになります。

クラウド型

クラウド型とは、インターネットを介してシステムを利用する方式です。入出庫管理システムとしてすでに完成しているサービスを利用するため、カスタマイズできる内容には制限があります。ただし、契約が済めば早期に利用を開始できます。また、初期費用が安く、導入のハードルも低いことがメリットです。

商材に適した利用ができるか

入出庫管理システムを選ぶ際は、商材との相性も重要です。入荷や出荷の流れ、在庫の保管方法、保管場所などを考慮したうえで、自社に合う機能が搭載されているシステムを選ぶ必要があります。システムによって機能や使い勝手には違いがあるため、比較したうえで最適なものを選択しましょう。

適切な検品を行えるか

入出庫管理システムについては、検品に関しても確認したいポイントがあります。検品は、商品についているQRコードやバーコードなどを読み取る方法が主流です。ただし、QRコードやバーコードなどがついていない商品もあるため、臨機応変に検品する必要があります。手入力でも対応できる入出庫管理システムなら、どのような商品についてもまとめて管理できます。

まとめ

入出庫管理システムを導入すると、入出庫管理におけるさまざまな課題の解決につながります。余剰在庫や欠品による機会損失を減らしたり、作業効率や生産性を向上させたりできます。管理業務をスムーズかつ適切に進めるために、入出庫管理システムを有効活用しましょう。

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